Questions fréquentes
Qu'est-ce que la GED ?
La gestion électronique de documents, ou GED, inclut toute action entreprise
avec un document, c'est-à-dire leur création, leur distribution et leur
destruction au sein d'une organisation. Le but des systèmes de GED est de
fournir un entrepôt virtuel où les documents peuvent être créés, gérés et
stockés en vue d'en faciliter l'accès aux départements et utilisateurs au sein
de l'entreprise.
L'objectif est d'arriver à trouver l'information dont on a besoin au bon
moment, afin de répondre de manière appropriée aux exigences de l'entreprise et
de prendre les décisions adéquates.
Qu'est-ce que l'OCR ?
OCR est l'acronyme anglais désignant la reconnaissance optique de caractères,
qui consiste à utiliser un ordinateur pour traduire l'image d'un texte
dactylographié en texte éditable, utilisable par un traitement de texte ou un
moteur de recherche.
Qu'est-ce que le format PDF ?
Mis au point par la société Adobe
il y a 10 ans, le format PDF (en anglais : Portable Document Format) est un
standard ouvert utilisé par les organismes de normalisation du monde entier
pour garantir la sécurité et la fiabilité de la diffusion et des échanges de
documents électroniques. Administrations et entreprises ont adopté le format
PDF pour simplifier la gestion de leurs documents, augmenter leur productivité
et réduire la dépendance au papier. Aux États-Unis, Adobe PDF est le format
utilisé en standard pour toutes sortes de formalités administratives. Il est
également de plus en plus utilisé par les services gouvernementaux en France.
Entre autres, voici quelques points qui le distinguent :
 les
fichiers Adobe PDF sont fidèles aux originaux et se prêtent parfaitement à
l'archivage électronique et à la protection des documents,
le
logiciel gratuit Adobe Reader permet d'ouvrir des documents Adobe PDF sur
n'importe quel système, indépendamment de la plate-forme logicielle, de
l'application native ou des polices utilisées,
son
caractère ouvert permet à quiconque de développer des outils de création, de
consultation et de manipulation de documents PDF. Plus de 1 800 éditeurs de
logiciels offrent des solutions reposant sur le format PDF,
vous
pouvez protéger vos fichiers PDF par un mot de passe pour empêcher leur
consultation ou leur modification par des utilisateurs non autorisés tout en
autorisant les personnes habilitées à les réviser à l'aide d'outils
d'annotation intuitifs,
les
fichiers PDF permettent de rechercher des termes figurant aussi bien dans le
corps du texte que dans les annotations, les signets et les champs de données.
Quels sont les arguments en faveur d'une gestion électronique des
documents ?
On estime que 60 à 80 % de l'information d'une entreprise existe sous forme de
documents et que les travailleurs administratifs occupent environ 1/5 de leur
temps à des tâches liées aux documents...
Les
arguments en faveur d'une gestion électronique des documents (lire la suite)
Comment accéder au bureau sans papier ?
Le bureau sans papier s'imposera bientôt à toutes les entreprises et administrations.
La difficulté se situe dans la période transitoire, tant le travail à accomplir et la révolution
dans les habitudes sont importants. Certaines technologies, telles que la reconnaissance optique
de caractères peuvent vous aider de manière radicale...
La révolution du bureau sans papier (lire la suite)
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